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Le récolement des archives est un acte obligatoire qui vise à revisiter les anciens dossiers d’un département, afin de décider des nouvelles règles à respecter.

Pourquoi réaliser le récolement des archives ?

Le récolement des archives se réalise pour la majorité dans les mairies de chaque commune. Son objectif premier est de déterminer les failles qui existent dans les comptes ou la gestion des travaux du service du pouvoir en place ou sortant. C’est un acte qui se fait minutieusement et parfois remet en cause la transparence des travaux qu’a réalisés un maire dans une commune.

Dans les fouilles, les agents chargés de faire les dépouillements et le contrôle, les documents archivés vérifient les problèmes fiscaux surtout. Les archives perdues sont également recherchées pour savoir ce qu’elles contiennent. Dans le cas où elles ne sont pas retrouvées, des enquêtes sont menées pour savoir réellement ce qu’il en est. Le récolement permet aussi de lever la lumière sur les sites de vente, les bouquinistes non connus et permet également aux collectivités de solliciter l’aide des archives.

Comment se fait le récolement des archives ?

Le récolement se fait sur l’ensemble des documents confiés à la charge du nouvel archiviste ou du nouvel élu. Pour commencer, une liste des documents doit être établie pour définir le mode d’opération à suivre au moment des contrôles. Un sommaire des séries est ensuite dressé pour ressortir les documents suivant leurs différentes catégories. Les documents en mauvais état sont mis de côté et le métrage des grandes séries est également relevé. Enfin, pour prouver qu’il y a eu transfert de document, un procès-verbal est rempli et signé par les deux parties.

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